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Méthode ♦ Kit de productions

Faire un état des lieux du fonctionnement de son service d'imagerie

Glossaire

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Afin de s’engager dans une démarche d’amélioration de la performance des services d’imagerie, la réalisation d’un état des lieux, objectif et partagé constitue la première étape.

Cette analyse peut porter sur toutes les dimensions quantitatives et qualitatives de performance du service.

C’est une première étape qui doit s’inscrire dans une démarche plus globale d’amélioration continue, qui s’appuie sur l’élaboration d’un plan d’actions, son évaluation et son évolution au fil du temps.

Cible

  • Chef de pôle d’imagerie
  • Chef de service d’imagerie
  • Cadre supérieur de pôle
  • Cadre administratif de pôle
  • Contrôleur de gestion
  • DSIO

Enjeux

  • Améliorer la qualité de la prise en charge des patients, en améliorant l’accessibilité du service et les délais de prise en charge
  • Améliorer l’efficience économique du service, en assurant une meilleure utilisation des ressources humaines et matérielles
  • Améliorer les conditions de travail des professionnels, en identifiant et objectivant les irritants

Indicateurs de suivi

  • Nombre de diagnostic réalisés / an
  • Nombre de réunions de partage du diagnostic / an
  • Nombre de réunions de service

Kit Outil / REX

Pré-requis

  • Un système d’information radiologique et des personnes ressources capables de produire des requêtes et de traiter et d’analyser les données
  • Des données fiables et exhaustives disponibles, mobilisables facilement
  • La mise en place d’une équipe pluridisciplinaire (radiologue, manipulateur, cadre, secrétaire…) pour le remplissage d’Autodiag Imagerie

Clés de la réussite

  • Désignation d’un responsable opérationnel pour chaque action définie dans le plan d’actions
  • Coopération des services de soins, du contrôle de gestion et du DIM
  • Une communication claire auprès des équipes
  • Un accompagnement des professionnels dans les démarches de transformation

Thèmes et fiches associés

Sommaire

1. Les outils disponibles pour l’analyse des services d’imagerie

1.1. L'outil Autodiag Imagerie

1.2. L’outil d’analyse des services d’imagerie

1.3. Les outils d’analyse complémentaires

2. Savoir utiliser le diagnostic produit

2.1. La formalisation et la présentation du diagnostic aux équipes et aux décideurs

2.2. Construire un plan d'action à partir des données produites

2.3. Communiquer sur les actions

Actions pour la mise en oeuvre

1. Les outils disponibles pour l’analyse des services d’imagerie

Afin de réaliser une analyse de la performance de votre service d’imagerie, l’ANAP met à disposition des établissements plusieurs outils de diagnostic. Ces outils sont le résultat de la capitalisation de l’ensemble des travaux menés par l’ANAP, et précédemment la MeaH, depuis 2007.

1.1. L'outil Autodiag Imagerie

Autodiag Imagerie est un outil qualitatif réalisé avec la Société Française de Radiologie (SFR). Il permet d’évaluer la maturité des organisations au sein du service d’imagerie, au regard de bonnes pratiques observées. Il permet d’identifier les points forts et les points à améliorer de votre organisation, au travers une série de questions centrées sur vos pratiques.

Le questionnaire s’organise autour de 10 chapitres :

  • 1. La gestion et le pilotage du service
  • 2. La programmation de l’activité et des ressources humaines
  • 3. La réalisation et l’interprétation des examens
  • 4. L’organisation du secrétariat / bureau des rendez-vous
  • 5. La relation avec les services demandeurs et la prise en charge du patient
  • 6. La gestion de l’information administrative et médicale
  • 7. La protection du patient
  • 8. La protection du personnel
  • 9. La permanence des soins
  • 10. La téléradiologie

Pour le remplir, nous vous conseillons de constituer une équipe pluridisciplinaire réunissant à minima un responsable médical et un cadre pour offrir une vision complète et objective du fonctionnement du service. Il faut prévoir environ 1h30 pour compléter le questionnaire, qui comporte 89 questions.

Une fois complété, l’outil vous fournira une restitution par domaine organisationnel, sous forme de radar, vos points forts et les points à améliorer dans votre organisation.

L’utilisation d’Autodiag imagerie est une première étape pour la construction de vos diagnostics. Cet outil vous permettra de rapidement mettre en évidence les axes de travail à privilégier pour l’amélioration de la performance de votre service. Afin de compléter le diagnostic, nous mettons également à votre disposition un outil de diagnostic quantitatif : l'outil d'analyse des services d'imagerie.

1.2. L'outil d’analyse des services d’imagerie

L'outil d'analyse des services d'imagerie est un outil d’analyse quantitatif de l’activité de votre service d’imagerie. Après une première phase de recueil de données et de paramétrage, il vous permet d’accéder aux indicateurs de fonctionnement de votre service d’imagerie.

Il est structuré autour de deux niveaux d’analyse (analyse stratégique et analyse détaillée) et vous permet de produire trois types d’indicateurs :

  • Des indicateurs d’activités : nombre d’actes, nombre de passages (par heure, par ¼ d’heure, par équipement…)
  • Des indicateurs sur la bonne occupation des vacations : taux d’ouverture hebdomadaire, taux de vacations vides, taux d’occupation des vacations, taux de débordement
  • Des indicateurs sur les ressources humaines : nombre moyen de manipulateurs / heure d’ouverture…

L’outil peut être renseigné à partir d’une extraction de votre système d’information radiologique, ou pour une étude ponctuelle, au travers de l’organisation d’un relevé manuel de données.

Afin de faciliter son utilisation, nous mettons également à votre disposition un guide des indicateurs.

1.3. Les outils d’analyse complémentaire

Au sein d’un service d’imagerie, il existe également de nombreux autres processus clés pour améliorer l’accessibilité du service et l’amélioration du service rendu au patient. Parmi ces processus, nous pouvons par exemple citer la prise de rendez-vous, ou encore la production des comptes rendus.

En complément des deux précédents outils, nous mettons également à votre disposition 4 autres outils pour analyser ces processus :

2. Savoir utiliser le diagnostic produit

2.1. La formalisation et la présentation du diagnostic aux équipes et aux décideurs

La phase de production des données du diagnostic peut nécessiter quelques jours à plusieurs semaines, en fonction du niveau de détails que l’on cherche à obtenir et du niveau d’informatisation du service.

L’étape de formalisation du diagnostic dans un document clair et concis est nécessaire pour en assurer la bonne appropriation par les équipes de terrain et les décideurs.

De manière générale, une trame de diagnostic pourrait suivre la logique suivante :

  • Rappel de la méthodologie du diagnostic
  • Les résultats du diagnostic qualitatif
  • Les résultats du diagnostic quantitatif

2.2. Construire un plan d'action à partir des données produites

Il est important que le diagnostic réalisé lors des étapes précédentes amène à l’identification d’actions concrètes à mettre en œuvre.

Afin de vous aider dans l’identification des leviers d’amélioration, nous vous proposons une matrice des leviers ; elle permet de faire le lien entre les indicateurs ou les dysfonctionnements identifiés, et les leviers associés.

Il peut être intéressant de réaliser une priorisation des actions à mettre en œuvre. Ce travail peut se faire sur la base de la matrice présentée ci-dessous, permettant de prioriser les actions sur deux critères : la difficulté ou facilité de mise en œuvre (qu’elle soit technique ou comportementale) et les impacts attendus (impact en matière de transformation des organisations, de bénéfices attendus…).

Des fiches action, dont une trame est disponible ici, peuvent être utilisées pour décrire pour chaque action, l’objectif recherché, la démarche proposée, l’échéance, le responsable. Le détail du planning de l’action peut également compléter la fiche action, qui sera intégrée dans un plan de déploiement. Une trame de plan de déploiement vous est proposée..

2.3. Communiquer sur les actions

Une fois le diagnostic et les actions formalisés, nous vous recommandons d’élaborer un plan de communication à l’attention des acteurs directement ou indirectement concernés par les évolutions d’organisation du service d’imagerie.

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Date de parution : 01/01/2017

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